Dank Digitalisierung und der Entwicklung unternehmensfördernder Tools, bieten sich heutzutage immer mehr Möglichkeiten an, um Prozesse und Ausführungen zu erleichtern und die damit verbundene Effizienz zu steigern. Dazu gehören unter anderem auch Mitarbeiterkarten, welche die Finanzabwicklungen innerhalb eines Unternehmens flexibler gestalten und einen besseren Überblick über sämtliche Zahlungsflüsse bieten. In diesem Artikel erklären wir, was genau man unter Mitarbeiterkarten versteht und weshalb Du dieses Konzept in Deinem Unternehmen einführen solltest.
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Was kann man sich unter „Mitarbeiterkarten“ vorstellen?
Grundsätzlich versteht man unter dem Begriff Mitarbeiterkarten, Firmenkreditkarten für Angestellte. Diese stellen den Mitarbeitern einen Zugriff auf das Geschäftskonto bereit und ermöglichen somit das Tätigen von Transaktionen. Dadurch erspart man sich den mühseligen, manuellen Prozess der Anfrage und Weiterleitung jeglicher Zahlungen, um danach auch noch auf die Bestätigung oder Ablehnung warten zu müssen. Dies beschränkt die Flexibilität und die Fähigkeit des eigenen Handelns, welche das Wachstum speziell von jungen Unternehmen hemmen kann. Mitarbeiterkarten wirken dieser Einschränkung entgegen und stellen somit eine digitale Finanzlösung mit einem dazugehörigen Tool für eine effektive Verwaltung von Unternehmensausgaben dar.
#1 Die verschiedenen Einsatzmöglichkeiten von Mitarbeiterkarten
Auch bei Mitarbeiterkarten kann man sich für verschiedene Varianten entscheiden, da die Firmenkreditkarten allgemein in Debit- und Credit Cards unterteilt werden. Der Unterschied dabei ist, dass bei Debitkarten sämtliche Kosten direkt abgezogen werden und nicht wie bei Credit Cards, welche einen zusätzlichen Kreditrahmen enthalten, erst alles am Monatsende abgebucht wird.
Ebenso hat man die Auswahl zwischen der Ausstellungsart einer Mitarbeiterkarte. Hier bietet sich die Möglichkeit, die Firmenkreditkarte in einer physischen Form zu beantragen, damit man sie auf Reisen und sonstige Begebenheiten unterwegs mitnehmen kann. Andernfalls kann man sich genauso für eine virtuelle Karte entscheiden, welche für online Zahlungen geeignet ist.
Des Weiteren können Mitarbeiterkarten auch an den jeweiligen Verwendungszweck angepasst werden. Wird sie für wiederkehrende Zahlungen benötigt, wie Abonnements, wird monatlich automatisch der dafür bestimmte Betrag auf das Konto geladen. Handelt es sich stattdessen um einmalige Zwecke, dann wird die Karte umgehend nach der dafür vorgesehenen Bezahlung eingefroren. Diese Vorgangsart schützt zugleich auch vor Kreditkartenbetrug und -missbrauch, da keine weiteren Transaktionen nach Deaktivierung mehr durchgeführt werden können.
#2 Das Erlangen von mehr Verantwortung
Durch den Erhalt von Firmenkreditkarten erreichen Mitarbeiter zugleich mehr Verantwortung, da sie nun selbstständig unternehmensbezogene Zahlungen mit ihrem festgelegten Budget durchführen können. Sie sind also nicht mehr in ihrer Handlungsfreiheit eingeschränkt, weil es keiner Erlaubnis mehr bedarf, welche Angestellte zuvor immer einholen und abwarten mussten. Dies wird durch die genaue Zugehörigkeit des Finanzverantwortlichen ermöglicht, da Mitarbeiterkarten einem bestimmten Angestellten zugeteilt werden. Dadurch behält man den Überblick über sämtliche Zahlungsflüsse im Unternehmen. Das führt wiederum zu einem verbesserten Ausgabenmanagement, da man durch das Einsehen der jeweiligen Transaktion, was nur für den Leiter und den Verantwortlichen möglich ist, jederzeit abrufen kann, ob eine Zahlung noch offen ist oder der entsprechende Beleg dazu fehlt.
#3 Abwicklung von Firmenerledigungen
Bisher war es immer ziemlich mühsam und aufwendig, Mitarbeiter mit Besorgungen für die Firma zu beauftragen, da es gängig war, diesem die Geschäftskarte auszuleihen. Dadurch kann man allerdings schnell den Durchblick über getätigte Zahlungen verlieren und es ist auch stets ein gewisses Haftungsrisiko damit verbunden. Mit Firmenkreditkarten erübrigt sich aber dieses Problem, da keine Karten mehr untereinander verliehen werden müssen und jede Transaktion genau einem Angestellten zugeordnet werden kann. Hierfür eignen sich beispielsweise speziell physische Mitarbeiterkarten.
#4 Leichtere Reisegestaltung
Mitarbeiterkarten haben auch positive Auswirkungen auf die Reiseplanung. Denn durch die Verwendung von Firmenkreditkarten auf Dienstreisen fallen keine Spesen aus privaten Barauslagen mehr an. Somit erspart man sie den Prozess der Rückerstattung und die Spesenabwicklung gestaltet sich dadurch um einiges einfacher. Des Weiteren muss vor Reiseantritt das benötigte Budget nicht mehr im Voraus geplant werden, da nun situationsbedingt gehandelt werden kann. Online ist es nämlich ganz leicht möglich, sein Guthaben neu aufzuladen und somit kann man sich zum einen vor Ort für benötigte Ausgaben entscheiden und zum anderen kann stets zwischen privaten und unternehmerischen Ausgaben differenziert werden.
#5 Digitalisierung von Belegen
Das Verwalten sämtlicher Belege gestaltet sich ebenfalls einfacher. Das bisher übliche Sammeln und Aufbewahren der benötigten Dokumente, wird durch das Einscannen mit einer Smartphonekamera ersetzt. Zudem wird ein Mitarbeiter sofort an den Upload erinnert, sobald er eine Zahlung getätigt hat. Das funktioniert aufgrund der Echtzeitdatenabwicklung. Beim Hochladen des Beleges werden gleichzeitig bereits alle wichtigen Zahlungsdaten herausgefiltert, was der Buchhaltung für die Rechnungsgestaltung einiges an Arbeit erspart. Weiters kann für jede Zahlung eine eventuelle Notiz beigefügt werden, was wiederum zu einem verbesserten Verständnis für das Finanzteam sorgt und dieses dadurch getätigte Transaktionen leichter in Kategorien zuordnen kann.
#6 Verbesserte Finanzabwicklungen
Die Buchhaltung selbst profitiert genauso von der Einführung von Mitarbeiterkarten. Denn durch die Erinnerung an den Belegupload der Mitarbeiter kann eine lückenlose Buchführung vorausgesetzt werden. Zu Monatsende bekommt das Finanzteam somit eine genaue Übersicht über sämtliche Zahlungen und den dazugehörigen Belegen. Sollte es dennoch zu fehlenden Dokumenten kommen, kann der entsprechende Mitarbeiter durch die klar erkennbare Zuordnung direkt kontaktiert werden. Dank dem DATEV-Format wird es zudem ermöglicht, die gesamten Buchhaltungsdaten an einen Steuerberater weiterzuleiten, welcher diese dann direkt in sein Programm übernehmen kann.
Fazit
Wie man also deutlich erkennt, stellen sich Mitarbeiterkarten als ein großer Vorteil für Unternehmen heraus. Die flexiblere Finanzgestaltung führt zu mehr Verantwortung und Handlungsfreiheit der Angestellten, es entstehen zudem keine Spesen aus privaten Barauslagen mehr und dadurch fällt auch nicht mehr der Aufwand der Rückerstattung an. Da die Abwicklung von Belegen nun digital erfolgt, ist ebenso dem Finanzteam für eine ordnungsgemäße Buchhaltung geholfen. Grundsätzlich lässt sich also erschließen, dass durch die Verwendung von Firmenkreditkarten sich einiges an Zeit und Arbeit einsparen und sich so die Effizienz vieler Vorgänge und Prozesse steigern lässt.
