Planung von Personal und Wareneinsatz - warum beide Aspekte direkt die Wettbewerbsfähigkeit beeinflussen

Eine ausgewogene Personalplanung und der angemessene Wareneinsatz entscheiden maßgeblich darüber, wie sich ein Unternehmen im Gastronomie- und Hotelbereich im Wettbewerb durchsetzen kann. Corona hat hier einige neue Maßstäbe gesetzt, auf die viele Betriebe zunächst nicht vorbereitet waren. Was gilt allgemein für die Personal- und Warenplanung? Welche Besonderheiten sind in der Pandemiephase entstanden? Erfahren Sie mehr in diesem Beitrag.

Die Personalplanung in der Gastronomie - (k)eine Kunst

Mancher Gastronom mag sich an dieser Stelle fragen, ob es überhaupt Sinn macht, das Personal zu planen. Am Ende scheint das Unternehmen immer wieder mit zu wenig oder zu viel Personal ausgestattet zu sein. Dennoch ist Personalplanung ein elementarer Bestandteil jeglicher betriebswirtschaftlicher Planung und kann nicht dem Zufall überlassen werden. Das gilt umso mehr in den Bereichen der Gastronomie, in denen das Personal einen wesentlichen Anteil am wirtschaftlichen Erfolg hat. Gäste, die nur schleppend oder unfreundlich bedient werden, kommen nicht wieder. Wird ständig mit zu wenig Personal geplant, bemerkt das am Ende auch der Gast. Mit einigen Grundregeln lässt sich das Personal angemessen planen.

1. Der Planungshorizont darf nicht zu lang sein
2. Je länger dieser Zeitraum ist, desto ungenauer wird die gesamte Personalplanung. Das gilt naturgemäß in der Gastronomie besonders, in der viel Flexibilität gefragt ist.
3. Personalreserven einplanen für besonders nachgefragte Tage und besondere Anlässe
4. Insbesondere bei Events muss im Voraus genug Personal beschafft werden, das unter Umständen noch besonders eingewiesen werden muss. Hier darf der zeitliche Vorlauf nicht zu knapp gewählt werden.
5. Es gibt unterschiedliche zeitliche Horizonte bei der Personalplanung
6. Aufgrund einer besonderen Situation kann ein kurzfristiger Mehrbedarf beim Personal entstehen. Das gilt beispielsweise, wenn mehrere Mitarbeiter erkranken oder ausfallen. Die mittelfristige Personalplanung umfasst das Stammpersonal, das während der normalen Betriebsabläufe benötigt wird. Das langfristige Personal zielt darauf ab, dass das Wachstum des Unternehmens berücksichtigt wird. Die langfristige Planung kann sich auch darauf beziehen, dass ein neuer Zweig im Unternehmen eröffnet wird. Neben dem Restaurantbetrieb kommt ein Barbetrieb oder Lieferservice hinzu. Hier ist anderes Personal als vorher zusätzlich gefragt.

Wertvolle Daten in den Bereichen Personal- und Warenplanung gewinnen Unternehmen maßgeblich aus einer gut sowie präzise geführten Buchhaltung. Anhand der Buchhaltung lässt sich die Entwicklung des Unternehmens optimal nachvollziehen, besonders in den Bereichen Personal- und Wareneinsatz im Verhältnis zu den entstehenden Kosten.

Was gehört noch alles zu Personalplanung?

Es geht bei der Personalplanung nicht nur darum, zu ermitteln, wie viele Mitarbeiter gebraucht werden, um den Betrieb zu führen. Hier muss auch mit den Personalkosten geplant und gearbeitet werden. Ebenso ist ein Teil der Personalplanung die Personalbeschaffungsplanung. Dabei stellt sich die Frage, woher qualifiziertes Personal kommt und wie es gefunden werden kann. Man fasst diese Bereiche häufig zeitlich mittelfristig in der operativen Planung zusammen.

Gleichermaßen bedarf es einer strategischen Ausrichtung bei der Personalplanung. In diesem Planungssegment ist es vor allem von Interesse, wie Personal weiterentwickelt werden kann. Welche Kompetenzen sind mittel- bis langfristig interessant für das Unternehmen? Kommt Weiterbildung in Betracht? In welcher Größenordnung kann und soll in Weiterbildung investiert werden?

Warum spielt eine gute Personalplanung inzwischen eine so große Rolle für die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens?

Verschiedene Faktoren wirken heute in der Gastronomiebranche auf das Personalangebot, die Qualifikationen und die gesamte Struktur im Personalbereich ein:

1. Fachkräftemangel

Qualifizierte Arbeitnehmer werden in vielen Bereichen knapp. Schuld ist die demographische Entwicklung. Unternehmen können häufig nicht mehr aus dem Vollen schöpfen, wenn es um das Personalangebot geht. Deshalb muss ein Unternehmen danach streben, gutes Personal für sich zu gewinnen und zu halten.

2. Sich verändernde Anforderungen durch Trends und gesellschaftliche Entwicklungen

Trends und Moden spielen heute eine große Rolle. Damit sind plötzlich spezielle Kompetenzen gefragt, die nicht jeder Mitarbeiter von Hause aus mitbringt. Will man beispielsweise mit einer Kaffeebar punkten, wird der hippe Barista erste Wahl bei Neueinstellungen. Hier entsteht ein neuer Bedarf an Kompetenzen und Qualifikationen, mit denen vorher kaum jemand etwas anfangen konnte.

3. Innovationsdruck in der Branche

Produktinnovationen kommen in der Gastronomie in immer kürzeren zeitlichen Abständen auf. Mit diesem wachsenden Tempo entstehen neue Bedürfnisse auch im Hinblick auf das Personal. Ähnlich wie bei den Trends und gesellschaftlichen Entwicklungen sind andere Kompetenzen gefragt, weil neue Produkte auf den Markt kommen. Auch hier muss die Personalplanung angemessen reagieren.

Der Wareneinsatz- ein Klassiker und doch immer wieder spannend

Wenn von klassischen Kennzahlen in der Gastronomie die Rede ist, fällt meistens das Stichwort Wareneinsatz. Er entscheidet maßgeblich darüber, wie wirtschaftlich ein gastronomisches Unternehmen arbeitet. Auch das Finanzamt hat eine Vorstellung davon, wo sich der Wareneinsatz idealerweise bewegen sollte. Wenn die Finanzbeamten einen Wareneinsatz von 28 % als angemessen ansehen, steht dabei der Gedanke im Fokus, dass das Unternehmen mit einer solchen Kennzahl seriös und genau Buch führt sowie die für das Unternehmen gekauften Waren nur dort verbraucht werden. Rein wirtschaftlich gedacht, bewegt sich der Warensatz idealerweise zwischen 20 % und 35 %.

Es ist verständlich, dass ohne eine angemessene Planung beim Wareneinsatz nichts geht. Planungsfehler haben zur Folge, dass nachgefragte Produkte nicht mehr verfügbar sind. Solche Mängel führen direkt zum Verlust von Kunden und von Umsatz. In kaum einer anderen Branche sind Umsatzverluste so direkt auf eine schlechte Wareneinsatzplanung zurückzuführen wie in der Gastronomie. Andererseits treibt es die Kosten, wenn Waren auf Lager liegen und vielleicht sogar verderben, weil sie nicht verbraucht werden. Eng verbunden mit dem Wareneinsatz ist die Lagerhaltung. Um beide Bereiche angemessen zu berücksichtigen und zu planen, kommt es unter anderem auf eine möglichst perfekte und dabei auch einfache Buchhaltung an.

Was haben Corona und Lockdown an der Personalplanung sowie der Warenplanung verändert?

Die Pandemie hat die Planungen vieler Gastronomen durcheinandergebracht. Bei der Personalplanung kamen Aspekte wie Quarantäne, gehäufte Krankheitsfälle und gesteigerte Hygieneanforderungen auf die Betriebe zu. Hier war ein Höchstmaß an Flexibilität gefragt. Die Einhaltung von Compliance Regelungen stellte zusätzliche Herausforderungen an die Unternehmen, ebenso wie monatelange Schließungen. Glücklich war in dieser Situation, wer als Gastronom bereits über digitalisierte Instrumente zur Personalplanung verfügt. Hier konnten etwa einige Betriebe besonders schnell auf Lieferbetrieb umstellen, weil sie digital flexibler aufgestellt waren als analog planende Wettbewerber.

Die Personalplanung mit der klassischen Excel Tabelle kommt nicht nur in Situationen wie Corona zunehmend an ihre Grenzen. Ganz ähnlich verhält es sich mit der analogen Warenplanung. Plötzliche Schließungen und eine veränderte Nachfrage durch die Lockdown Situation erfordern auch in diesem Bereich eine noch größere Bereitschaft zur Flexibilität sowie Improvisation. Damit bietet die Pandemie viele Anregungen dafür, wie in Zukunft Personal- und Warenplanung aussehen könnten. Hier mag vielleicht sogar in absehbarer Zeit eine KI - eine künstliche Intelligenz - zum Einsatz kommen und die Planung bei Personal/Wareneinsatz perfektionieren.

Titelbild: Photo by Alvaro Reyes on Unsplash